Les Réponses d’absence du bureau (Réponses d’absence du bureau) servent à informer que vous n’êtes pas disponible pour répondre à vos e-mails, principalement pendant les vacances.
Si vous travaillez dans un environnement international, vous devez à un moment donné préparer un message de réponse automatique en anglais pour notifier votre absence et indiquer à votre expéditeur vers qui se tourner au cas où il aurait besoin d’une réponse immédiate.
Dans cet article, nous allons vous enseigner des astuces et des phrases utiles en anglais pour développer un excellent réponse automatique.
Astuce 1: Choisissez le ton de votre message
Le ton de votre message peut varier en fonction de l’expéditeur final de votre e-mail.
Si votre message est formel, évitez d’utiliser des formulaires contractuels comme Je suis ou Mauvaisou un langage trop désinvolte. Cela vaut également la peine de commencer votre message par une expression de remerciement comme:
thank you for your message. (Merci pour ton message.)
Si votre public n’est pas du lieu de travail, vous pourriez prendre un risque avec quelque chose de plus amusant et personnalisé:
Oops, too late! I’m going on vacation now until the 16th, probably sipping a margarita while you read this. I will respond when I return, but if it’s super urgent, contact abc@google.com (Oups, trop tard! Je suis en vacances en ce moment jusqu’au 16, probablement en train d’avoir une margarita en lisant ceci. Je vous répondrai à mon retour, mais si c’est quelque chose de très urgent, merci de contacter abc@google.com)
Il ne serait pas conseillé que ce message parvienne à votre patron ou à un client. Si vous ne savez pas qui recevra votre message, nous vous conseillons de continuer avec le ton formel.
Astuce 2: Écrivez un sujet direct
Ne tourne pas autour du pot! C’est une expression qui signifie que vous devez aller droit au but, c’est-à-dire que votre message doit être direct et bref. De cette façon, votre expéditeur saura rapidement que vous n’êtes pas disponible et qui il peut contacter. Vous pouvez commencer par un salutation simple et passez à votre message comme dans les exemples suivants:
Hi, I am away. Please keep in touch. We will get back to you within 8 business hours.
(Bonjour, je ne suis pas au bureau. Merci de nous avoir contactés. Nous vous répondrons dans les 8 heures ouvrables.)
Astuce 3: Indiquez votre disponibilité et quand vous reviendrez
Votre expéditeur doit connaître votre disponibilité et quand vous reviendrez.
Pour cela, vous pouvez utiliser les phrases suivantes:
I’m out of the office until Monday August 14. (Je serai absent du bureau jusqu’au lundi 14 août.
Vous pouvez préciser qu’il est possible que vous voyiez l’e-mail avant la date indiquée, mais vous ne pouvez pas le garantir.
Hi. I’m out of the office until Monday August 14, with limited email access.
(Bonjour, je serai absent jusqu’au lundi 14 août, avec un accès limité au courrier électronique).
Phrases utiles en anglais
Les phrases suivantes seront très utiles lors de la préparation de votre Message d’absence du bureau:
Indiquer une absence
- I will be out of the office. (Je serai absent du bureau.)
-
I am not at the office
. (Je ne suis pas au bureau / je suis absent.)
- I am (currently) out of the office. (Je suis absent du bureau (en ce moment).)
Rediriger le message
-
If you need immediate assistance contact…. … (Si vous avez besoin d’aide immédiatement contactez …)
-
For urgent requests … (Pour des consultations urgentes …)
Avec ces conseils, vous pouvez rédiger votre prochain message de réponse automatique.
N’oubliez pas qu’il est important de définir le ton de votre message en fonction de votre expéditeur final.
En ce qui concerne le sujet, le plus simple est le mieux: «hors du bureau».
Enfin, il est indispensable d’indiquer la date de votre retour et le contact de la personne qui vous couvrira pendant votre absence.
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